Darf die Fachabteilung ihre Berichte selbst mit KI bauen?

Vor ein paar Tagen saß ich in einem Gespräch mit dem Datenverantwortlichen eines Windparkbetreibers. Sein Unternehmen setzt seit rund zwei Jahren eigene KI-Anwendungsfälle um, viele davon solche, die wir bei unseren Kunden gebaut haben. Und er war begeistert von dem, was Claude im Reporting heute schon kann, und von den Berichten, die seine Fachbereiche damit inzwischen selbst erstellen. Gemeint sind keine Texte, sondern Auswertungen mit Zahlen: der Monatsbericht über die Windparks, das Dashboard mit Erzeugung und Erlösen.

Ich habe innerlich genickt. Mir geht es bei meinen eigenen Berichten genauso. Ich habe mir zum Beispiel meinen eigenen Produktivitätstracker gebaut, und ich bin immer wieder beeindruckt, was Claude da in kurzer Zeit umsetzt.

Meine erste Schlussfolgerung

Am Nachmittag habe ich meinem Mitgründer Martin von dem Gespräch erzählt. Mein Fazit damals: Die Arbeit mit Power BI wird eine andere. Früher hat ein BI-Team tagelang an einem Bericht gebaut, heute baut eine Fachabteilung mit einem Prompt etwas, das mindestens so gut aussieht, und passt es in Minuten an. Power BI bekommt eine andere Rolle. Welche, dazu komme ich am Ende.

Dass sich diese Rolle ändert, glaube ich bis heute. Was ich übersehen hatte, kam im selben Gespräch.

Der Widerspruch

Martin hat mich gebremst. Er bezweifelte, dass eine KI nächsten Monat genauso rechnet wie heute. Ein Finanzreporting, etwa über 100 Windanlagen mit Energieproduktion und Abrechnungen, lässt man nicht jeden Monat neu von einer KI rechnen. Dann sagte er: Auch unser eigenes Finanzreporting, so wie es heute aufgebaut ist, würde wahrscheinlich keine reproduzierbaren Zahlen liefern.

Er hatte recht (wie so häufig). Eine KI rechnet beim nächsten Mal womöglich anders, auch wenn man ihr genau dieselbe Frage stellt. Anders als ein Taschenrechner formuliert sie jede Antwort neu, auch die Rechnung dahinter. Für meinen eigenen Bericht ist das egal. Für eine Zahl, auf deren Grundlage eine Geschäftsführung entscheidet, ist es das nicht.

Seitdem frage ich mich: Wann ergibt ein Bericht mit KI Sinn, wann nicht mehr, und worauf muss ich achten, wenn ich ihn so baue?

Meine Antwort: Ja, mit Verantwortung

Stellt Euch vor, eine Abteilungsleiterin fragt morgen, ob sie ihre Monatsberichte jetzt selbst mit KI bauen darf.

Meine Antwort an sie: Ja. Bau sie. Lern, was KI kann und wo ihre Grenzen liegen. Und prüf die Berichte so, dass Du im dritten Monat, wenn keiner mehr genau hinschaut, noch hinter den Zahlen stehst.

Und wenn ihr Bericht im dritten Monat trotzdem eine falsche Zahl in die Geschäftsführungsrunde bringt? Dann ist das ihr Fehler. Sie hat den Bericht gebaut und geprüft, und sie bleibt dafür verantwortlich. Freigegeben wird er wie heute jede Zahl für die Geschäftsführungsrunde: erst, wenn eine zweite Person mitgeprüft hat. Das fängt Fehler früher ab, nimmt ihr die Verantwortung aber nicht ab. Das ist nichts Neues: Wenn heute in einer Excel-Tabelle eine falsche Formel steckt, gibt auch niemand Microsoft die Schuld. Und auch wenn die KI die Formel geschrieben hat: Wer den Bericht baut und nutzt, verantwortet ihn.

KI ändert also nichts an der Verantwortung. Sie ändert, was man vor der Freigabe prüfen muss.

Eine Excel-Formel rechnet nächsten Monat genauso wie heute. Ein Bericht, den die KI jedes Mal neu erzeugt, nicht unbedingt. Eine Prüfung im ersten Monat ist nichts wert, wenn im dritten Monat still anders gerechnet wird.

Prüfen und freigeben in drei Schritten

1. Gegen bekannte Zahlen testen. Den neuen Bericht mit Zahlen laufen lassen, die man schon kennt, zum Beispiel denen des Vormonats. Kommt dasselbe heraus?
2. Sich die Berechnung erklären lassen und gegen das eigene Fachwissen halten. Die KI erklärt, wie sie auf jede Zahl kommt. Aber Vorsicht: Eine KI erklärt eine falsche Berechnung genauso überzeugend wie eine richtige. Die Prüfung ist nicht die Erklärung, sondern das Fachwissen. Die Anlage, die im März drei Wochen in Wartung war: Wird sie rausgerechnet oder nicht? Dieses Wissen hat nur die Fachabteilung. Deshalb soll sie bauen, und deshalb muss sie bei der Prüfung mit am Tisch sitzen.
3. Bericht und Berechnung festschreiben. Ist der Bericht geprüft, werden Formeln und Bericht als fester Code gespeichert: ein Programm, das jeden Monat genau gleich rechnet. Fachleute nennen das deterministischen Code. Die KI hat dann beim Bauen geholfen, beim Rechnen denkt sie nicht mehr neu nach. Ändern sich später die Daten oder Formeln, etwa weil ein Windpark verkauft wird, läuft die Änderung wieder durch diese drei Schritte.

Nicht jeder Bericht braucht dasselbe: die vier Stufen

Was ist schon geprüft, bevor jemand fragt?

FaustregelEin Bericht, der zum zweiten Mal gebraucht wird, wird festgeschrieben.

Frei gefragt: Die KI antwortet jedes Mal neu

Stufe 1Freie Erkundung

Vorher geprüft

nichts

Passt für

einmalige Fragen, Ideen, Entwürfe

Stufe 2Geprüfte Zahlen, freie Fragen

Vorher geprüft

Daten und Formeln

Passt für

spontane Fragen der Geschäftsführung

Festgeschrieben: Rechnet jeden Monat gleich

Stufe 3Fester Bericht, mit KI gebaut

Vorher geprüft

der ganze Bericht, einmal beim Bauen

Passt für

wiederkehrende Berichte der Fachabteilung

Stufe 4Fester Bericht, klassisch gebaut

Vorher geprüft

alles, auch für Dritte nachvollziehbar

Passt für

Abschluss, Abrechnung, Prüfer und Investoren

Nicht jeder Bericht muss diesen Weg gehen. Hilfreich finde ich, Berichte nach einer Frage zu sortieren: Was ist schon geprüft, bevor jemand die Frage stellt?

Stufe 1: Freie Erkundung. Man gibt der KI Daten und fragt einfach. Geprüft ist nichts, jeder Lauf kann anders ausfallen. Das reicht für eine einmalige Frage, eine erste Idee oder einen Entwurf.

Stufe 2: Geprüfte Zahlen, freie Fragen. Die Daten liegen sauber an einem Ort, die Formeln sind festgelegt und freigegeben, zum Beispiel vom Controlling. Die KI rechnet nicht selbst, sondern nutzt diese Formeln. Frei ist nur die Frage. Das passt zu spontanen Fragen der Geschäftsführung. Das Restrisiko: Die KI rechnet richtig, aber die falsche Frage, etwa für den falschen Zeitraum.

Stufe 3: Fester Bericht, mit KI gebaut. Die KI baut den Bericht einmal, er wird mit den drei Schritten geprüft und freigegeben, danach läuft er jeden Monat gleich. Hier gehören die wiederkehrenden Berichte einer Fachabteilung hin, die heute Wochen auf das BI-Team warten.

Stufe 4: Fester Bericht, klassisch gebaut. Gebaut und gepflegt in Power BI oder einem ähnlichen Werkzeug, so dokumentiert, dass auch Dritte ihn prüfen können. Das ist der Unterschied zu Stufe 3: Nicht nur die Fachabteilung, sondern auch ein Wirtschaftsprüfer kann nachvollziehen, wie gerechnet wird. Monatsabschluss, Abrechnung und alles, was Wirtschaftsprüfer oder Investoren sehen, bleibt hier.

Meine Faustregel: Ein Bericht, der zum zweiten Mal gebraucht wird, wird festgeschrieben. Was als Erkundung beginnt und dann jeden Monat in der Geschäftsführungsrunde liegt, gehört mindestens in Stufe 3.

Und was ich dem Datenverantwortlichen heute sagen würde

Er braucht sein Power BI noch, und zwar für Stufe 4: Monatsabschluss, Abrechnung und alles, was Prüfer und Investoren sehen. Dafür aber vielleicht nicht mehr so viele Ressourcen, wie er bisher angenommen hat. Was er vor allem braucht, sind Leute in den Fachabteilungen, die ihre Berichte selbst bauen und wissen, wie man sie kritisch hinterfragt.

Und unser eigenes Finanzreporting? Das haben wir inzwischen festgeschrieben.