29.000 E-Mails, ein Assistent:
Expertenwissen für das ganze Team
Ein Sensorik-Hersteller macht jahrelang gewachsenes Consulting-Wissen für das gesamte Team zugänglich – mit KI-gestützter Wissensextraktion und einem Assistenten, bei dem jede Antwort ihre Quelle mitliefert.
- ●Deren Wissen in E-Mails und Postfächern liegt
- ●Bei denen sich Expertenwissen auf wenige Mitarbeitende konzentriert
- ●Die im Arbeitsalltag wiederkehrende oder ähnliche Fragen haben
Was wir zusammen mit FiSens erreicht haben
- 5x schnellere Beantwortung von Kundenanfragen
- Aus 29.165 E-Mails 4.000 relevante Threads – bereinigt und strukturiert
- Wissen gehoben und per Assistent mit Quellenangaben bereitgestellt
Was vorher nicht funktioniert hat
FiSens gehört zu den international führenden Herstellern faseroptischer Sensorik – eingesetzt unter anderem in Windkraftanlagen. Das technische Consulting-Wissen zu Anwendungsfällen und Produktkonfigurationen war über Jahre gewachsen, lag aber verstreut in E-Mail-Postfächern und den Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Bei wiederkehrenden Kundenanfragen musste dieses Wissen jedes Mal neu zusammengesucht werden. Die erfahrenen Kollegen wurden zum Engpass: Ohne sie blieben Fragen liegen.
So haben wir es gelöst
k3i entwickelte für FiSens einen strukturierten Prozess, um das verborgene Wissen zu heben – in vier Schritten:
Die kompletten E-Mail-Postfächer der Consulting-Abteilung wurden exportiert – Kundenanfragen, technische Diskussionen, Produktberatungen aus mehreren Jahren. Zusätzlich flossen Produktdatenblätter als weitere Wissensquelle ein. So entstand erstmals ein vollständiges Bild des gewachsenen Expertenwissens, das vorher nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender existierte.
Bevor die Daten weiterverarbeitet werden konnten, mussten alle personenbezogenen Informationen entfernt werden – Namen, E-Mail-Adressen, Signaturen, Telefonnummern. Ein automatisierter Bereinigungsprozess übernahm das, Stichproben sicherten die Qualität. So ist die gesamte Wissensbasis DSGVO-konform nutzbar – ohne Kompromisse beim Datenschutz.
Aus fast 30.000 Nachrichten mussten die wirklich relevanten herausgefiltert werden – ohne wichtiges Wissen zu verlieren. Automatisierte Benachrichtigungen, Kalendereinträge und Kurznachrichten wurden entfernt. Jeder verbleibende Thread wurde bewertet, nach Themen kategorisiert und mit einer Zusammenfassung versehen – so wurde das Wissen erstmals greifbar und durchsuchbar.
Die aufbereiteten Inhalte wurden als Wissensbasis in einen KI-Assistenten integriert. Bei jeder Anfrage durchsucht er das gesamte Wissen und liefert eine Antwort mit Verweis auf die Originaldokumente. So bleibt jede Aussage nachprüfbar – und das Team vertraut den Ergebnissen, weil es die Quellen selbst einsehen kann.
Unser Expertenwissen lag jahrelang in Postfächern versteckt. Jetzt kann jeder im Team darauf zugreifen – nicht nur die zwei Kollegen, die alles wissen.
Hardi Mankodi
Sales, FiSens
Was sich sofort verändert hat
Nach sechs Wochen stand der Assistent. Die Wirkung war sofort spürbar:
5x schnellere Antworten: Was früher 30 Minuten Recherche kostete, erledigt das Team jetzt in fünf Minuten. Die Quellenangabe schafft Vertrauen – intern wie extern.
Wissen für alle: Das Expertenwissen ist nicht mehr an einzelne Köpfe gebunden. Neue Mitarbeiter finden Antworten, ohne die Senior-Kollegen zu unterbrechen.
Datenschutz gewahrt: Durch die systematische Bereinigung personenbezogener Daten ist die Wissensbasis DSGVO-konform nutzbar.
Wie es weitergeht
Der Wissensassistent für Kundenkommunikation war der erste Schritt. Auf der Roadmap: ein interner Assistent für sensibles Unternehmenswissen und ein Konfigurations-Assistent, der Kunden bei der Produktauswahl unterstützt.
Kundenanfragen, die früher eine halbe Stunde Recherche brauchten, beantworten wir jetzt in fünf Minuten – mit Quellenangabe.
Philip Erik Gühlke
Geschäftsführer, FiSens
Über FiSens
FiSens ist einer der international führenden Entwickler und Hersteller spezieller faseroptischer Sensorik. Die Sensoren kommen unter anderem in Windkraftanlagen zum Einsatz.
→ fisens.com
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Martin Lohmann begleitet unsere Kundenprojekte in der Energiewirtschaft und freut sich auf den Austausch.